Come firmare documenti su Windows, Mac e Linux

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Oggi giorno i dispositivi tecnologici che abbiamo a disposizione vengono utilizzati anche per sbrigare delle pratiche quotidiane di notevole importanza.
Basti pensare, d'altronde, alle varie applicazioni di home banking o di tutto ciò che concerne la posta elettronica.

Firmare i documenti su Windows o su qualsiasi altro sistema operativo è diventata quindi una prassi piuttosto diffusa, che sostituisce il metodo più tradizionale che consiste nello stampare un determinato documento, firmarlo a penna, effettuare una scannerizzazione ed inviare nuovamente il file al destinatario.

In questo articolo andremo anzitutto a capire la differenza che c'è tra il concetto di firma elettronica e quello di firma digitale, un argomento fondamentale per ciò che concerne la sicurezza dei nostri dati.
Successivamente ti spiegherò come firmare documenti su Windows, Mac e Linux in modo tale da avere la soluzione pronta indipendentemente dall'OS del tuo computer.

Firma elettronica vs firma digitale: cosa bisogna sapere

Prima di addentrarci nella spiegazione di come firmare documenti al PC (senza passare necessariamente dalla penna e dalla stampante), mi sembra doveroso compiere un'introduzione accurata al concetto di firma elettronica ed in cosa questa si differenzia dal concetto di firma digitale.

Sebbene questi vocaboli possano sembrare delle similitudini, in realtà esiste una differenza fondamentale che faresti bene a comprendere prima di apporre la tua firma sui documenti digitali.
Anzitutto è bene sapere che esistono tre tipologie di firme elettroniche, e che invece il concetto di firma digitale appartiene ad uno di questi tre insiemi.
Ecco quindi quali sono i tipi di firma elettronica:

  • Firma elettronica semplice: per questa tipologia si intende la categoria di firma più banale ed utilizzata nella vita di tutti i giorni, e corrisponde semplicemente ad un insieme di dati personali che vengono utilizzati per accedere a determinati servizi.
    Un esempio di firma elettronica semplice possono essere il nome utente e la password utilizzati per accedere ad alcuni portali informatici.
    Si tratta tuttavia di un tipo di firma che non ha valore legale, a meno che non venga accertato da un giudice in caso di sinistri.
  • Firma elettronica avanzata (FEA): in questo caso si fa riferimento ad una categoria di firma elettronica che ha un valore decisamente più importante rispetto al precedente, anche perché deriva da standard di sicurezza molto più importanti.
    Tra gli esempi di firma elettronica avanzata vi sono le OTP (One Time Password), ed anche la più semplice firma grafometrica; quest'ultima non è altro che la rappresentazione digitale della nostra firma scritta, realizzata ad esempio su un tablet o su uno smartphone.
    A livello legale la FEA ha la stessa valenza di una firma autografa.
  • Firma elettronica qualificata (FEQ): infine vi è la FEQ, che rappresenta invece la tipologia di firma elettronica più sicura.
    Questa infatti dispone di tutte le caratteristiche della firma elettronica avanzata, con la notevole differenza che questa deve avvenire mediante uno strumento terzo o un ente certificatore.
    Qualche esempio? Si pensi alle chiavette USB che autorizzano il login a determinate piattaforme, magari di natura bancaria, che tramite la lettura da parte di un programma installato sul proprio PC consentono determinate operazioni.

Come firmare documenti su Windows, Mac e Linux

Cos'è la firma digitale?

Nel precedente paragrafo abbiamo quindi visto le diverse categorie di firma elettronica, ognuna delle quali presenta determinati standard di sicurezza e di conseguenza dispone di maggiore (o minore) valenza legale.
Ma invece come funziona la firma digitale?

Questa non è altro che una particolare tipologia di FEQ (firma elettronica qualificata), basata su una chiave crittografica formata da una parte pubblica ed una privata.
Essendo appunto una FEQ, la firma digitale (generalmente) dispone di elevati standard di sicurezza.

Come firmare documenti su Windows

Partiamo anzitutto dal sistema operativo desktop maggiormente orientato all'utenza consumer di tutto il mondo: sto parlando ovviamente di Windows.
Utilizzato in tantissimi enti, uffici e scuole, su questo OS non possono mancare gli strumenti maggiormente orientati alla produttività.

Per firmare documenti con Windows vi sono a disposizione chiaramente diverse metodologie, essendo la maggior parte dei programmi sempre disponibili sul sistema di Redmond.
Andiamo quindi a vedere quali sono i migliori programmi Windows per firmare documenti.

Firmare documenti con Adobe Reader

Adobe è senza dubbio una delle software house più popolari a livello internazionale; i suoi tool dedicati alla produttività e i programmi specifici per tante professioni, rendono tali strumenti come i più affidabili presenti sul web.

Adobe Acrobat Reader ad esempio rientra senza ombra di dubbio tra i migliori programmi per la firma elettronica e per tante altre attività correlate.
Per firmare un PDF con Adobe Reader, segui i prossimi passaggi.

  • Assicurati di aver scaricato ed installato correttamente il programma Adobe Acrobat Reader sul tuo PC
  • Apri il documento sul quale vuoi apporre la tua firma (l'installazione del tool dovrebbe renderlo il programma predefinito per l'apertura della maggior parte dei formati)
  • Sulla barra laterale, individua la voce Compila e firma e clicca su di essa
  • Clicca poi prima su Firma e poi su Aggiungi firma
  • A questo punto potrai decidere se firmare digitando i dati anagrafici con la tastiera, con il mouse o caricare un'immagine dal tuo PC
  • Clicca infine su Applica e non dimenticare di salvare il documento

N.B. = La procedura e la nomenclatura delle voci sopra presenti può differire in base alla versione di Adobe Acrobat Reader installata sul tuo PC

Come firmare documenti su Windows, Mac e Linux

Firmare documenti con Office

Oltre a ricorrere al software prima citato, potresti trovare utile la possibilità di firmare i tuoi documenti direttamente attraverso la suite Microsoft Office, che probabilmente hai già installato sul tuo PC.

La procedura, sebbene più macchinosa, può rivelarsi comoda se non si ha voglia di installare ulteriori programmi, e funziona correttamente su diversi tool del popolare parco software che Microsoft dedica alla produttività.
Ad esempio, per firmare documenti con Word, non ti resta che eseguire le prossime indicazioni:

  • Scrivi la tua firma su foglio di carta e digitalizza il tutto salvando l'immagine in uno dei seguenti formati: bmp, gif, jpg o png.
  • Se necessario, ridimensiona l'immagine in un software apposito e salva il risultato
  • A questo punto apri il documento in Word, e dal menù recati al percorso Inserisci / Immagini
  • Infine posiziona la firma nel punto che ritieni più comodo e salva il documento

Come firmare documenti su Mac

Per quanto concerne invece i PC di casa Apple, anche in questo caso non possono mancare i più importanti tool dedicati ai documenti ed a tutto ciò che ne consegue.
Il primo strumento che ti consiglio, tuttavia, è già integrato all'interno del sistema del colosso di Cupertino.
Mi riferisco in particolare a Preview, conosciuto in italiano come Anteprima.

Questa funzione permette di eseguire davvero tantissime operazioni che ci agevolano durante l'utilizzo del PC nella vita di tutti i giorni, e questo riguarda anche la firma dei propri documenti.
Nel prossimo paragrafo scoprirai quindi come utilizzare Anteprima per firmare documenti su Mac.

Come firmare un documento con Anteprima

Per firmare PDF con Anteprima, e tanti altri formati relativi alla produttività, non ti resta che seguire con attenzione i prossimi passaggi:

  • In Anteprima fai clic su Mostra barra strumenti di modifica, poi fai clic su Firma.
  • Adesso segui le istruzioni per creare e salvare la tua firma.
    In particolare potrai generarla attraverso il trackpad, con la fotocamera (inquadrando la firma su un foglio bianco) oppure aiutandoti tramite iPhone o iPad.
  • Per concludere, clicca sulla voce Firma e poi sulla tua firma per aggiungerla al PDF; infine trascinala nel punto desiderato ed eventualmente regolane le dimensioni.

Programmi per firmare documenti su Mac

Come firmare documenti su Windows, Mac e Linux

Qualora Anteprima non soddisfacesse le tue esigenze, sappi che esistono tanti altri programmi utili per svolgere questa tipologia di pratiche.
Uno di questi è sicuramente lo stesso Adobe Reader, che dispone ovviamente di una versione anche per i PC con sistema operativo Mac OS.

Per firmare un documento con Adobe Reader su Mac, non ti resta quindi che seguire le istruzioni riportate in precedenza nel paragrafo relativo alle indicazioni su come farlo su computer Windows.
Lo stesso discorso vale per la procedura relativa alla suite Office, essendo i passaggi indicati in precedenza davvero molto simili.

Come firmare documenti su Linux

Per concludere le istruzioni su tutti i sistemi operativi desktop, non poteva mancare una soluzione anche per ciò che riguarda Linux e tutte le sue distribuzioni.
In questo caso la situazione è un po' più complicata, in quanto alcune delle soluzioni previste anche per gli altri OS, non risultano altrettanto valide sulle distro del pinguino.

Mi riferisco ad esempio proprio ad Adobe Reader, la cui versione per i sistemi Linux non è all'altezza di quella sviluppata per i competitors.
A questo va aggiunto tutto il discorso relativo alla frammentazione del mondo Linux, delle varie repository e di conseguenza delle varie versioni dei programmi da scaricare, che spesso risultano non essere al passo con gli ultimi aggiornamenti.

Ad ogni modo esistono delle alternative che, sebbene non siano popolari quanto quelle citate precedentemente per gli altri OS, riescono comunque a portare a casa il risultato.
Nelle prossime righe quindi scoprirai qual è la migliore soluzione per firmare documenti con Linux.

Firmare documenti con Xournal

La soluzione per il mondo Linux, come detto, esiste e prende il nome di Xournal.
Si tratta di un software open-source che ti consentirà di apporre la tua firma su documenti e PDF anche su distro parecchio di nicchia.
Ecco quindi come firmare PDF su Linux:

  • Scarica ed installa Xournal seguendo le indicazioni fornite sul sito ufficiale (la procedura dipende chiaramente dalla tipologia della tua distribuzione)
  • Ora apri il documento in questione attraverso il software appena installato e dal menù recati al percorso Tools / Image
  • A questo punto ti verrà data la possibilità di aggiungere un'immagine al PDF da firmare, che chiaramente dovrà contenere la tua firma.
    Di conseguenza non dovrai fare altro che importare la foto della tua firma (che sia magari ben in risalto) e regolarla attraverso i comandi forniti dal programma.

Come firmare documenti online

Qualora i software prima citati non avessero soddisfatto le tue aspettative, sappi che esiste ancora una soluzione alternativa.
In particolare mi riferisco a dei pratici siti per firmare documenti, che consentiranno quindi di apporre i tuoi dati anagrafici senza passare necessariamente per programmi elaborati.

Si tratta di una soluzione molto comoda laddove non si voglia appesantire ulteriormente il PC, oppure quando si ha la necessità di firmare documenti con lo smartphone senza utilizzare particolari applicazioni.

Rimanendo al mondo PC inoltre, questa alternativa risulta anche una delle più rapide per i possessori di un Chromebook. che come risaputo possono contare solo su determinate app Android e sulle estensioni del popolare browser di Google (se si esclude la compatibilità con l'ambiente Linux).

Prima di mostrarti quali sono i migliori siti per firmare PDF online, bisogna precisare che non vi è alcun modo di verificare la sicurezza di tali strumenti, e caricare documenti di una certa importanza potrebbe non rivelarsi la scelta più giusta.
Il consiglio è quindi quello di ricorrere a tale alternativa solamente quando si è in una situazione di assoluta emergenza, o magari quando si devono sbrigare pratiche non particolarmente rilevanti.

  • iLovePDF: si tratta di un comodo tool per firmare documenti online senza utilizzare programmi. In realtà iLovePDF è una suite che permette di modificare i propri documenti nella maniera più completa, potendoli infatti unire, separare, editarli ed ovviamente anche apporre la propria firma.
    iLovePDF è inoltre un portale totalmente gratuito, anche se vi sono alcuni limiti relativi alla dimensione dei file da caricare, che sono tuttavia aggirabili attraverso la sottoscrizione ad un abbonamento che ammonta a circa 4€ al mese.
    Quanto alla sicurezza di questo sito, gli amministratori affermano che i documenti caricati sulla piattaforma vengono rimossi dai server entro poche ore dall'upload.
  • PDF Candy: è un servizio molto simile ad iLovePDF, che anche in questo caso permette di agire sui propri PDF ed effettuare le modifiche più disparate.
    Una funzione molto comoda di PDF Candy è quella di poter caricare i propri documenti anche dalle più popolari piattaforme di cloud storage esistenti, tra cui Dropbox e Google Drive.
    Proprio come il tool prima citato, anche PDF Candy prevede tuttavia dei vincoli legati al peso dei file; per sbloccare la versione Premium occorre abbonarsi ad un prezzo di 6€ al mese, che diminuiscono in caso di sottoscrizione a periodi più lunghi (ad esempio per un intero anno).
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