Gmail è ormai da tempo il servizio per la gestione della posta elettronica più diffuso. Nonostante l’evolversi della rete e le tecnologia ad essa connesse, la cara vecchia email rimane molto utile un po’ in tutti gli ambiti. E quando si tratta di gestire la posta elettronica, Gmail non teme rivali.
Nonostante la diffusione di questo servizio di Google, in pochi conoscono o usano regolarmente i numerosi add-on per Gmail. Questi strumenti rendono il servizio ancora più potente aggiungendo nuove funzionalità o collegando altre applicazioni alla piattaforma.
Come aggiungere add-on su Gmail
Google ha aggiunto un riquadro sulla parte destra della schermata di Gmail durante l’estate del 2018. Questo spazio, che presenta diverse icone, spesso non viene molto considerato dall’utenza. Facendo però clic su una di queste icone, si apre una barra laterale che racchiude i componenti aggiuntivi di Gmail attivi, consentendo agli utenti di aggiungere funzionalità di terze parti per gestirli a proprio piacimento.
Per impostazione predefinita, ci sono tre icone, tutte le applicazioni di Google: Google Calendario, Tasks e Keep. Questi non sono realmente componenti aggiuntivi perché sono abilitati come impostazione predefinita, ma mostrano comunque qualcosa di molto simile a degli add-on. Iniziamo con Calendario (ovvero Google Calendar). Fai clic su quell’icona per vedere gli appuntamenti di oggi nella barra laterale, come mostrato sopra. Questo è veramente utile se usi abitualmente Google Calendar. Ma la vera magia accade quando apri un’e-mail. Puoi trasformare qualsiasi email in un evento sul tuo calendario con un paio di clic. Task e Keep funzionano in modo simile, consentendo di aggiungere elementi dalla tua casella di posta a un elenco di cose da fare (Tasks) o dai tuoi appunti (Google Keeps). Se lavori molto con le mail, queste funzioni possono risultare a dir poco preziose.
Gli add-on per Gmail non si limitano a queste tre semplici integrazioni: sotto queste icone infatti, il tasto +, lascia intuire che vi sono altre opportunità. Cliccando su tale bottone infatti, si accede al Marketplace GSuite per Gmail, che contiene tutti i tipi di componenti aggiuntivi che puoi aggiungere a questa barra laterale.
Le estensioni ufficiali di Gmail
Fatta questa premessa, è facile perdersi tra i tanti add-on per Gmail disponibili. In questo articolo ti mostreremo alcuni tra i più utili e utilizzati. Naturalmente ne esistono moltissimi e, a seconda delle tue esigenze, è possibile cercare quelli dalle funzioni più disparate.
Dropbox o Box: cloud & Gmail
Utilizzi spesso servizi come cloud Dropbox o Box da cui attingi per allegare file alla posta elettronica? Puoi utilizzare due add-on per Gmail piuttosto interessanti come Dropbox for Gmail e Box for Gmail. Queste estensioni sono particolarmente utili se utilizzi un Chromebook o un dispositivo mobile, ma anche sul tuo computer, è bello avere accesso diretto al cloud storage. È anche possibile salvare gli allegati direttamente nel cloud storage, risparmiando la fatica di scaricarli. Entrambe le estensioni sono totalmente gratuite.
Zoom: pianificare o avviare una chat video
A volte una chiamata video o vocale può risolvere velocemente qualcosa che altrimenti richiederebbe cinque email. Zoom for Gmail semplifica l’avvio di una videoconferenza con chiunque invii un’email. Basta aprire un’e-mail, fare clic sul pulsante Zoom nella barra laterale, quindi inviare l’invito. Si può avviare immediatamente la riunione o programmarla in un secondo tempo. È uno strumento utile (soprattutto se tutti i membri della tua organizzazione utilizzano già Zoom). Anche in questo caso l’add-on è gratuito.
Trello: trasforma qualsiasi email in una scheda
Vuoi inviare rapidamente il contenuto di un’email a Trello? Trello for Gmail è una estensione appositamente ideata per questo. Basta aprire una mail, fare clic sull’icona Trello nella barra laterale, quindi selezionare una scheda di destinazione e un elenco. Per impostazione predefinita, l’oggetto sarà il nome della carta e il corpo dell’email diventerà la descrizione, ma puoi modificare tutto prima di inviarlo definitivamente a Trello. È un’integrazione semplice, certo, ma utile per la gestione dei progetti (e soprattutto gratuita).
Le estensioni creati da terze parti per Gmail
Per quanto riguarda gli add-on di Gmail però, esistono anche altre app realizzate da terze parti. Per molti versi si può dire che il bello viene da qui in avanti, con estensioni decisamente più “fantasiose”. Prima di cominciare, va anche detto come non sono tutti gratuiti: in ogni caso segnaleremo questa evenienza e il prezzo per ogni estensione illustrata. Nota bene: contrariamente alle estensioni ufficiali, queste non funzioneranno nell’app Gmail per mobile.
Gmelius: crea modelli prefabbricati per le tue email e personalizza la casella di posta
Cominciamo con Gmelius, un vero e proprio coltellino svizzero per gestire al meglio la tua casella di posta Gmail. L’elenco delle funzioni che Gemelius aggiunge a Gmail è impressionante: pianifica le email da inviare in seguito, consente di tenere traccia dell’email inviate, aggiungere note alla posta, creare modelli di email, blocca i tracker, automatizza la copia dei contatti, etichettare automaticamente le email in uscita e tanto altro ancora.
La funzione più utile però è forse la possibilità di personalizzare l’interfaccia di Gmail. Ad esempio, è possibile sostituire l’icona dell’allegato con graffetta standard con icone che mostrano il tipo di file allegato. Ma esistono tante altre funzioni nascoste da scoprire… unico lato negativo? Pur avendo una modalità gratuita, per sfruttare a pieno Gmelius è richiesto un abbonamento da 9 dollari al mese.
Todoist per Gmail: per gestire in maniera avanzata una lista di cose da fare
Gmail offre supporto integrato per Google Tasks, ma per gestire una lista di cose da fare, al momento la miglior app disponibile si chiama cosa Todoist. Per fortuna esiste un’estensione che collega Gmail a questo software, ovvero Todoist for Gmail. Questa si tratta in realtà di un’estensione per Chrome che aggiunge Todoist a Gmail sotto forma di una finestra popup che si trova accanto a tutte le email che stai scrivendo. Qui puoi gestire rapidamente le tue attività e persino trasformare una e-mail in un’attività con un paio di clic. Todoist for Gmail è disponibile gratuitamente.
Clearbit Connect: maggiori informazioni sui tuoi contatti
Hai mai ricevuto un’email da uno sconosciuto e ti sei chiesto chi fosse quella persona? Clearbit Connect può aiutarti a capire chi è il tuo interlocutore. Questa estensione per Chrome ti può aiutare anche aiutandoti a trovare indirizzi e-mail di un’azienda, piuttosto che doverlo cercare da solo. Quando componi un’email, fai clic sull’icona Clearbit per cercare gli indirizzi email raggruppati sotto un’azienda. In alcuni ambiti lavorativi può essere molto utile. Il servizio offerto è gratuito sino a 100 ricerche mensili (dunque adatto alla maggior parte dei potenziali utenti).
Checker Plus per Gmail: controlla più indirizzi Gmail contemporaneamente
Per necessità lavorative, è possibile avere più account Gmail. Spesso infatti si tende a dividere la casella di posta personale da quella lavorativa. Il passaggio da account ad account di Gmail però può essere una scocciatura. Con Google Chrome Checker Plus il problema viene risolto facilmente. Basta fare clic sull’icona Checker Plus nella barra delle estensioni del browser, per accedere facilmente a tutte le tue caselle di posta in un’unica finestra. Qui puoi gestire tutte le tue email con estrema semplicità potendo leggere, archiviare, eliminare o contrassegnare i messaggi come spam, o persino comporre un nuovo messaggio o inviare una risposta, per ogni singolo account. Il tutto senza spendere un euro.
Sortd: gestisci email su una scheda Kanban
Guardare una lunga lista di messaggi email può essere frustrante! Se usi la tua casella di posta elettronica come una lista di cose da fare ma vuoi avere una visione migliore di ciò che hai davanti, prova l’add-on per Gmail Sortd. Il componente aggiuntivo in questione, trasforma la tua casella di posta in una scheda Kanban (un metodo di gestione che ti offre una visione olistica di tutto ciò su cui stai lavorando).
Con Sortd, puoi trascinare le email in liste personalizzate per una migliore organizzazione. Il tutto è altamente personalizzabile e si rivela un aiuto prezioso se ricevi molte email ogni giorno e hai difficoltà a gestirle tutte. Nonostante Sortd sia un add-on gratuito, alcune funzionalità aggiuntive sono acquistabili a parte (per 2 dollari al mese).
HubSpot Sales: tiene traccia delle email e gestisce i tuoi contatti
HubSpot è uno strumento che aiuta migliaia di aziende a gestire i propri lead e trasformarli in clienti. Con l’estensione Chrome HubSpot Sales, puoi gestire il lato marketing del tuo lavoro direttamente nella tua casella di posta. Ad esempio, quando si visualizza un’email, è possibile ottenere maggiori dettagli sul mittente, come informazioni sulla società per cui lavora nonché aggiungere il suo contatto su HubSpot con un semplice clic.
Salva le email che invii come modelli per rispondere rapidamente a messaggi simili, individua chi ha aperto le tue email, registrare la posta ricevuta nel CRM HubSpot facendo clic su una casella di controllo e consente di ottenere altre funzioni di vendita HubSpot all’interno di Gmail senza dover passare a un’altra scheda o app. HubSpot Sales è un’estensione completamente gratuita.
Mailstrom: come gestire una gran quantità di posta
Hai centinaia o addirittura migliaia di messaggi nella tua posta in arrivo a pesarti? C’è il rischio di impazzire o, nel migliore dei casi, di perdere di vista una mail estremamente importante. Mailstrom ti aiuta a gestire le situazioni più critiche in tal senso. L’app raggruppa le email correlate in diverse categorie, ad esempio la data di invio, le dimensioni dell’email e il mittente, offrendo un maggiore controllo rispetto ai filtri offerti solitamente da Gmail. Mailstrom è gratuito per la gestione di un massimo di 5.000 email, dopodiché è possibile continuare a usarlo con un piano da 6,95 dollari al mese.
