Negli ultimi anni si è molto diffusa la pratica di non eliminare le e-mail ricevute ma di lasciarle lì nella casella di posta. Avendo, infatti, a disposizione molto spazio di archiviazione siamo portati (per pigrizia o per mancanza di tempo) a non cancellare le e-mail anche perchè spesso pensiamo che un giorno potrebbero tornarci utili. Tuttavia questo non è il giusto modo di procedere. Indipendentemente dal servizio di posta elettronica utilizzato è importante sapere che la pratica di non eliminare mai le e-mail si è ampiamente diffusa con l'introduzione del servizio Gmail.
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L'arrivo di Gmail e l'introduzione di uno spazio d'archiviazione gratuito
Prima dell'arrivo di Gmail le persone generalmente cancellavano le loro e-mail con regolarità, questa era un'azione ritenuta necessaria per evitare di utilizzare tutto lo spazio della casella. Quando Google ha lanciato il suo servizio di posta elettronica nel 2004 metteva a disposizione degli utenti 1 GB di spazio di archiviazione completamente gratuito. Con questa offerta Gmail superava tutti i suoi concorrenti, come Microsoft Hotmail che all'epoca offriva solo 2 MB nella sua versione gratuita. Quindi, Gmail è stato lanciato con uno spazio di archiviazione gratuito cinquecento volte superiore rispetto al servizio di posta elettronica fornito da Microsoft, uno dei principali competitor di quel tempo.
Non c'è da stupirsi se, anche grazie a questo, Gmail è diventato così popolare in poco tempo. I suoi concorrenti hanno faticato a tenere il passo ma alla fine anche loro hanno aggiunto molto più spazio di archiviazione per adeguarsi all'offerta.
L'aumento dello spazio di archiviazione
L'offerta di Google non si è fermata e l'azienda ha continuato ad aggiungere altro spazio gratuito a disposizione dell'utente. Nel 2005 in occasione del primo anniversario di Gmail, infatti, lo spazio di archiviazione gratuito è stato raddoppiato a 2 GB. All'epoca Georges Harik, direttore della gestione del prodotto di Gmail, aveva affermato che la cosa giusta da fare è: "Continuare a dare alle persone più spazio per sempre". Con questi presupposti molti utenti si chiedevano perché perdere tempo ad eliminare le e-mail quando lo spazio di archiviazione sembrava aumentare sempre di più ogni anno.
Nel 2013, Google ha fissato a 15 GB lo spazio di archiviazione disponibile per un account gratuito. Lo spazio di archiviazione che ogni utente ha nel proprio account comprende tutti i servizi Google: Gmail, Google Drive e Google Foto. Quindi, se archivi 10 GB di file ne rimarranno solo 5 GB per le e-mail. Da quell'anno Google non ha più aggiunto spazio di archiviazione gratuito. Se il tuo piano era di non eliminare mai le e-mail e sperare che Google continuasse ad aumentare lo spazio di archiviazione sappi che non funziona più così.
I servizi di archiviazione a pagamento
Google ora vende servizi di archiviazione tramite gli abbonamenti Google One che consentono agli utenti di avere molto più spazio per archiviare e-mail e file. Tuttavia Google non è l'unica azienda che ha ideato piani in abbonamento che permettono di avere più spazio. Microsoft Outlook offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuito che possono diventare 50 GB se sei un utente del piano a pagamento Microsoft 365.
Apple offre un piano gratuito che comprende solo 5 GB di spazio di archiviazione che serve per conservare i backup del dispositivo, i dati iCloud ma anche per archiviare i messaggi di posta del servizio Mail. Ecco perché le aziende ti incoraggiano a non eliminare mai le email: loro realizzano un profitto quando il tuo account di posta elettronica si riempie perchè così ti offrono di acquistare un abbonamento per continuare a conservare tutto.
Le e-mail occupano molto spazio?
Siamo portati a pensare che essendo le e-mail dei semplici messaggi di testo queste non possano occupare molto spazio, ma in realtà non è cosi. Prese singolarmente le e-mail sono piccole, ma se andiamo a sommare tutte quelle ricevute nel corso degli anni e mai cancellate ci rendiamo conto che lo spazio occupato è davvero cospicuo. Bisogna tenere conto poi degli allegati che si inviano con i messaggi di posta che spesso possono essere file molto pesanti. Se il tuo account e-mail è pieno, potresti avere molto spazio occupato da messaggi di posta inutili perchè magari hai accumulato negli anni newsletter, pubblicità, avvisi e altri messaggi di spam.
Attraverso la pagina di Google One Storage puoi capire quanto spazio viene occupato dalle tue mail e quali sono i messaggi o i file più pesanti. Se vai ad analizzare i messaggi di posta ti accorgerai che la maggior parte sono e-mail che non servono e che puoi tranquillamente cancellare. Anche perchè avere decine o centinaia di migliaia di e-mail rende più difficile trovare quelle che davvero ti interessano.
Eliminare le e-mail inutili
Quando ricevi un messaggio di posta elettronica potresti eliminarlo una volta che lo hai letto e non ti interessa particolarmente, in modo da non occupare spazio con contenuti inutili. Se un messaggio di posta elettronica è importante allora valuta la possibilità di inserirlo in una cartella, di selezionarlo come speciale o di mettergli in un'etichetta che ne faciliterà la ricerca in futuro.
Il consiglio è anche quello di revisionare i messaggi più vecchi che hai lascito lì nella casella di posta, a volte senza nemmeno aprirli, ed eliminare le e-mail inutili. Puoi guardare su Google One Storage quali messaggi occupano più spazio e partire da quelli a fare una selezione oppure puoi procedere in maniera diversa. Ad esempio, se ricevi regolarmente newsletter da newsletter@example.com e non ti interessa tenerle, cerca nelle tue e-mail "newsletter@example.com" ed elimina tutti i messaggi di quel mittente.
Messaggi di posta elettronica e privacy
Negli Stati Uniti le e-mail vengono considerate "abbandonate" dopo 180 giorni e grazie all'Electronic Communications Protection Act, una legge approvata nel 1986 quando le comunicazioni elettroniche erano molto diverse, il governo può leggere queste e-mail senza un mandato. Come ha sottolineato Wired nel 2013: "È assolutamente ridicolo che le e-mail (ma non la posta "normale") siano stata escluse dalle leggi sulla privacy".
Ci sono stati tentativi per risolvere questa faccenda che in molti hanno sempre ritenuto una vera violazione della privacy. Il primo tentativo è stato fatto nel 2016 con l'Email Privacy Act, una legge che imponeva al governo di ottenere un mandato prima di accedere alle e-mail più vecchie di oltre 180 giorni. Purtroppo questa legge dopo essere stata approvata all'unanimità dalla Camera dei Rappresentanti degli Stati Uniti non è stata approvata al Senato. Solo nel gennaio 2021, dopo anni di battaglie, la legge ha visto l'approvazione di entrambe le camere.
