L’archiviazione sostitutiva, nota anche con il termine di conservazione sostitutiva, è una procedura che abbraccia il capo giuridico e informatico. Essa equipara, per alcuni aspetti, i classici documenti cartacei con quelli di tipo elettronico, consentendo in tal modo alle grandi aziende e all’amministrazione pubblica, la possibilità di tagliare i costi relativi alla stampa, allo stoccaggio e all’archiviazione dei faldoni. La delibera CNIPA 11/2004 la definisce come una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico”. La legge italiana prevede che garantisca la validità legale di un documento informatico. Quest’ultimo costituisce una forma di risparmio tale che la documentazione può essere conservata per anni. Conservare sotto forma digitale vuol dire compiere una sostituzione dei documenti cartacei, soprattutto perché alcuni soggetti giuridici hanno l’obbligo di conservare oltre alla forma del documento digitale, anche la firma digitale e la marca temporale. Ciò che consente al documento informatico di essere immodificabile e di rivendicarne la paternità è proprio la tecnologia della firma digitale accompagnata dalla marcatura temporale. Quest’ultima è il dettaglio in più che conferma in maniera certa la data della produzione del documento digitale.
Archiviazione digitale dei documenti: cos’è e qual è la normativa di riferimento
La normativa recente in merito all’archiviazione sostitutiva nasce con l'introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione n. 11 del 19 febbraio 2004. Negli ultimi anni è crescente l’interesse verso le numerose soluzioni di Document Management. La legge di riferimento è la “Legge Bassanini”, essa seguita dalle numerose norme emanate dal CNIPA, garantisce ai documenti informatici il massimo della validità ai fini probatori, fiscali e legali. In tal senso, questi ultimi, possono sostituire appieno i classici metodi di conservazione delle registrazioni aziendali. Questo tipo di provvedimento è scenario di numerosi vantaggi sia per i privati sia per le aziende. Si parte dalla riduzione degli spazi in cui permangono i documenti per anni, fino al risparmio cartaceo oppure al dimezzarsi dei costi di gestione dei numerosi faldoni. Altro vantaggio, infine, è la velocità con la quale tali documenti possono viaggiare da un capo all’altro del mondo, il tutto con la massima sicurezza e competitività.
Sul web sono molti i portali che offrono servizi di archiviazione sostitutiva.
